Notre guide sur les obligations comptables du CSE
Depuis 1945, le Comité d’Entreprise s’est offert une place de choix aux côtés des salariés Français. En 2020, il a évolué vers le CSE, une instance dont les missions reprennent celles du CE, des délégués du personnel et du CHSCT. En matière de comptabilité, les prérogatives du CSE sont à peu près similaires à celles de l’ex-CE.
Des obligations comptables différentes selon la taille du CSE
Le CSE est soumis aux obligations comptables des commerçants (c. com. art. L. 123-12) quel que soit le niveau de ressources, mais les obligations diffèrent selon la taille.
- Pour les petits CSE
Les petits CSE sont les CSE qui disposent de ressources annuelles (budgets des œuvres sociales cumulées et de fonctionnement) inférieures à 153 000 €. Ces instances peuvent se contenter d‘une « comptabilité ultra simplifiée » d’après les articles D. 612-5 du Code de commerce et D. 2325-11 du Code du travail. Leurs obligations se résument à une tenue de compte allégée (=dépenses-recettes), selon l’article L. 2315-65 du Code du travail).
Concrètement, ils doivent :
- Tenir un livre chronologique qui retrace chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et recettes ;
- Distinguer les opérations relevant des Attributions Économiques et Professionnelles (AEP) de celles des Activités sociales et Culturelles (ASC) ;
- Mettre en œuvre un état de synthèse simplifié qui porte sur des informations supplémentaires liées à ses obligations en cours et son patrimoine.
S’il est permis de tenir le livre manuellement, il est conseillé d’utiliser un logiciel comptable.
NB : Pour déterminer le montant des ressources, on cumulera la subvention de fonctionnement et celle des ASC (en déduisant, le cas échéant, le montant reversé au CSE Central ou comité Interentreprises).
- Pour les CSE de taille moyenne
Les CSE de taille moyenne ont des ressources annuelles dépassant 153 000 €, mais qui n'excèdent pas au moins deux des trois seuils fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail. Voici les trois seuils : 50 salariés, 3,1 M€ de ressources et 1,55 M€ de bilan.
Ces CSE peuvent appliquer une « présentation simplifiée » de leurs comptes c’est-à-dire la comptabilisation des recettes et dépenses durant toute l’année et l’enregistrement des dettes et de créances à la clôture de l’exercice.
Les comptes annuels des CSE de taille moyenne doivent être présentés à un expert-comptable et nécessitent d’avoir recours à un logiciel comptable.
- Pour les CSE de grande taille
Les CSE de grande taille sont les CSE ayant excédé au moins deux des trois critères évoqués auparavant.
Ils doivent alors :
- Adopter une comptabilité de droit commun appropriée au Code du Commerce (code du travail Article D. 2315-64,1 ; code du commerce article L. 113-12) ;
- Mettre en place une comptabilité d’engagement appelée « Créances et dettes » ;
- Élaborer une présentation de comptes annuels complets contenant une annexe, un compte de résultat et un bilan ;
- Présenter les comptes annuels à un expert-comptable ;
- Désigner un Commissaire aux comptes (CAC) pour 6 exercices (le montant de la certification par le CAC est supporté par le CSE sur la subvention de fonctionnement) ;
- Instaurer une commission de marchés pour les marchés dont le montant excède 30 000 €.
La gestion comptable du CSE
- Le rôle du trésorier
Pour la bonne gestion comptable du CSE, le trésorier du CSE joue un rôle crucial. Il permet au CSE d’être autonome financièrement et juridiquement en assurant la gestion comptable et budgétaire de l’instance. Le Code du travail ne définit pas la fonction du trésorier : son rôle doit être méticuleusement défini dans le règlement intérieur du CSE.
L’intervention du trésorier prend en compte la gestion financière et comptable du comité. Il doit tenir les comptes, gérer le patrimoine et les finances de l’instance en veillant au respect des deux budgets et aux dépenses.
Enfin, il est chargé de préparer le compte rendu de gestion de fin de mandat et le compte rendu annuel de gestion ou encore assurer l’approbation des comptes par l’expert-comptable quand cela est nécessaire.
En somme, le trésorier met en œuvre les décisions du CSE sur le plan financier.
- Les obligations comptables du CSE
Pour tous les CSE, la tenue d’une comptabilité est plus qu’essentielle. Ils doivent, en effet, respecter les obligations comptables suivantes selon les articles L2325-45 et L123-12 du code de commerce :
- un enregistrement comptable des mouvements
- un inventaire à faire une fois par an
- un établissement des comptes annuels à la fin de l’exercice
- une obligation de donner des informations sur des conventions importantes [article L. 2315-66 du Code du travail],
- une obligation d’établir un rapport de gestion [article L. 2315-69 du Code du travail],
- une obligation d’élaborer un rapport sur les accords passés entre le comité et l’un de ses membres [article L. 2315-70 du Code du travail],
- une obligation de faire un rapport au nouveau comité une fois l’instance renouvelée
- Logiciel de comptabilité CSE
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité adapté aux moyens dont le CSE dispose et à ses besoins est indispensable.
En effet, les CSE disposant des ressources excédant 153 000 euros doivent au minimum utiliser un logiciel comptable approprié aux dispositions réglementaires : distinction des 2 budgets ; respect du plan comptable ; sécurisation des écritures.
Toutefois, pour gérer les prestations de plusieurs centaines de salariés, il est recommandé d’acquérir un outil spécialisé comprenant une gestion des prestations, une gestion des bénéficiaires et une comptabilité (en partie automatisée).
Le logiciel de gestion et comptabilité tout-en-un d'Edenred Solutions CSE facilite le quotidien des élus et en particulier du trésorier en intégrant, entre autres, le déversement automatique des écritures comptables lorsqu’un bénéficiaire réserve une activité via le site internet ou l’application mobile du CSE.
